11 mar Como economizar o tempo “Like a Boss”

Com certeza, você já disse ou ouviu algo como  “o tempo está passando mais rápido ou o dia passou e nem percebi “. Contudo, na maioria das vezes, o problema não é o pouco tempo, mas sim a dificuldade de aproveitar o tempo disponível. Algo que colabora para tornar  suas tarefas desgastantes e seu dia improdutivo. Mas afinal, o que é saber administrar o tempo?

Muitas vezes você chega ao escritório pela manhã, verifica as pendências no e-mail, isso enquanto abre o projeto que precisa entregar no final da semana. Nesse meio tempo, o telefone toca, é seu chefe avisando sobre a apresentação que você precisa entregar na quinta, até que seu colega do financeiro começa te cobrar as notas fiscais de um serviço. Você deixa de lado tudo o que está fazendo e vai atrás das notas. Ao todo, já se passaram quase duas horas do expediente e você está longe de concluir qualquer uma das tarefas.

A cena é uma situação tipica de má gestão do tempo, algo que você pode se identificar independente da sua área de atuação. Tanto faz se você trabalha em uma agência de publicidade ou em um escritório de arquitetura, se você não souber gerir seu tempo terá problemas de produtividade.

No entanto, é possível reverter esse quadro e encontrar novas formas de organizar e otimizar seu tempo no trabalho. Seguindo alguns passos simples, você pode fazer tudo mais rápido e com mais qualidade, isso, economizando tempo. Ter uma agenda, por exemplo, te ajuda a organizar as tarefas do dia, e definir o que deve ser feito hoje e o que pode ser feito amanhã.

Determinar um prazo para o cumprimento de todos os trabalhos, também é algo fundamental quando se fala em gestão de tempo. As atividades necessitam de planejamento para serem executadas, por isso quando você estipula um prazo minimiza o risco de utilizar mais tempo do que realmente é necessário para terminar algo.

Planejar períodos em que você não seja perturbado, a não ser em casos de extrema urgência, também é uma tática eficaz. E o mais importante, adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia, evite deixar tarefas para o dia seguinte.

matriz-urgente-importante

 

Uma estratégia recomendada por  especialistas é o uso da    Matriz de  Gerenciamento do tempo. Uma técnica que  permite que você gerencie as prioridades do dia. A partir  de um quadrante simples você  distribuí suas tarefas em  quatro categorias:  crises (tarefas urgentes), metas e        planejamento (tarefas importantes),  interrupções (tarefas  que surgem durante o  dia) e distrações (tarefas não    importantes  que ocupam seu tempo).

 A Matriz pode ser  uma grande aliada  e tornar mais  assertivas  suas decisões  relacionadas à administração  do  tempo.Aplicando o uso da Matrix em situações diárias, por  exemplo, você pode encaixar no quadrante de crise uma entrega que vocêsolicitou para um cartório ou fórum que possuem um horário limitado e, por isso, deve ser tratada como urgência. E classificar como meta uma entrega que também é importante, mas pode ser agendada e planejada. É fundamental para você e para sua empresa saber separar algo importante de algo urgente.

Quer ser muito mais produtivo? Então siga essas dicas, elimine as distrações, concentre seu foco e conte com a Loggi nas horas de crise e para agilizar suas metas! Você vai perceber muito mais resultados e menos stress.

Artigo por: Janaína Mattos

Comentários